Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Bilindiği üzere artık dünya dijital bir dönüşüme ayak uydurmaya çalışıyor. Günümüzde pek çok konuda olduğu gibi doküman yönetim sisteminde de dijital belge varlıklarının yönetimi ve korunması açısından büyük bir önem arz ediyor. Bundan ötürü pek çok kişi doküman yönetim sistemi nedir, ne işe yarar şeklinde sorular sormaya devam ediyorlar. Detaylandırmak gerekirse Doküman Yönetim sistemi “DMS”, dokümanların yönetim süreçlerini izleyen, yönlendiren ve depolama işlemlerini tamamlayan bir sistem olarak geçer. Bu sayede ilgili işlemler için gerekli olan kâğıt kullanımı da azaltılmış olur. Birçok sistem içerisinde farklı kullanıcılar tarafından düzenlene sürümlerin kaydı tutulmaktadır. Dijital belge yönetimi için de bu gibi işlemler bilgisayar uygulamaları üzerinden sürdürülmektedir.

Daha açıklayıcı bir şekilde anlatmak da mümkün. Doküman yönetim sistemi, belgelerin dijital olarak üretilmesi, saklanması ve korunması gibi aşamalarda kullanılan bir programdır. Birçok doküman yönetim sistemi, belgeleri bulut belge yönetimi içerisine kaydetmektedir. Ancak bu programın, belgelerin kayıt edilmesinden çok daha fazla işlevinin olduğunu söylemek gerekir. Bu sistem, önemli olan bilgilerin şirket içerisinde istenildiği gibi hızlı şekilde hareket etmesine yardımcı olmaktadır.

Akıllı belge yönetim yazılımı, dosyaların, verilerin tek bir konum üzerinde düzenlenmesini sağlar. Önemli olan belgelerinizi takip edebilmeniz, iş akışını daha seri şekilde sürdürmeniz konusunda destek olur. Ayrıca çalışmalarınız sırasında verilerin doğruluğunu koruma altına alır. Hatta gerekli olan verilere yedi yirmi dört olacak şekilde erişebilme avantajından da faydalanmış olursunuz. Bundan ötürü doküman yönetim sistemi, işletmeler için büyük bir önem arz etmektedir. Sağlam bir yönetim sistemine sahip olmak, rekabet ortamında bir adım önde olmanızı sağlamaktadır.

Doküman Yönetim Sistemi Ne İşe Yarar?

Doküman yönetim sisteminin en önemli işlevi, şirkette bulunan pek çok dosyanın saklanması amacıyla merkezi bir depo olmasıdır. Genellikle önemli belgelerin sisteme taşınması noktasında rol oynamaktadır. Gelişmiş durumda olan bilgi yönetimi çözümlerinde de diğer sistemlerde depolanmakta olan meta veriler bulunmaktadır. Bu veriler kullanılarak var olan havuzlarla etkileşime girilmektedir. Böylece entegrasyonlar aracılığıyla geçiş yapmak gerekmez. Diğer sistemlerde ortamın bozulması gibi riskler ortadan kalkar. Depolama işlemleriyle ilgili en önemli noktalardan birisi bilgilerin güvende olmasıdır. Doküman Yönetim Sistemi sayesinde kurumsal olan bilgiler, kötü niyetli kişilerden korunmuş olur. Gelişmiş ve dinamik izinlerle beraber işletmeler belirli belge ve sınıflara kimlerin ulaşabileceğini kontrol edebilmektedir.

Doküman Yönetim Sistemini Kimler Kullanır?

Doküman yönetim sisteminin kullanılması, hem büyük hem de küçük işletmeler için büyük bir avantaj konumundadır. Belge, dosya ve veri akışı sürekli olan, sürekli yeni verilerin oluşturulup, departmanlar arasında paylaşıldığı şirketlerde kullanılmaktadır. Hatta bu tarz çalışmalarda önemli bir avantaj konumuna geçmektedir. Doküman yönetim sisteminin kullanıcıları da rahatlıkla işlerini yapabilmektedir. Ayrıca belgelerin ne zaman ve nerede değiştirildiği ile ilgili bilgiler açıkta tutulmaktadır. Böylece belge üzerindeki değişikliklere daha rahat bir şekilde ulaşılabilir, olası sorunlar ortadan kaldırılabilmektedir.

Doküman Yönetim Sisteminin Özellikleri Nelerdir?

Yazımızda sözünü ettiğimiz gibi bu sistem, karmaşık olan bilgi yönetim işlemlerinde öne çıkmaktadır. Barındırdığı özellikler sayesinde avantajlı konumda olmanızı sağlamaktadır. Bu özelliklerden söz etmek gerekirse de

·         Arama

Etkili özelliklere sahip olan bir doküman yönetim sistemi, kullanıcıların kimliklerini, ilişkilerini ve verilerini kullanır. Kullandığı bu bilgilerle gerekli belgeleri daha kolay bir şekilde bulmasında rol oynamaktadır.

·         Meta Veriler

Doküman Yönetim Sistemi içerisinde bilgiler türüne göre etiketlendirilmektedir. Bu etiketler genellikle meta veyahut data olarak birbirinden ayrılmaktadır. Çalışanlar, belgeleri isimlendirirken yanlışlıklar yaptığından ötürü de belgelerin bulunması zorlaşmaktadır. Var olan belge ve dosyalar ise birden fazla kriter üzerinden aranabilmektedir. Böylece yenilemeye gerek kalmadan bilgilerin keşfedilmesi söz konusudur.

·         Mevzuata Uyumluluk

Daha önceden düzenlenmiş bir bölümde çalışıyorsanız, DYS, uyumsuzluk riskini en aza indirmektedir. Bu konuda size önemli ölçüde yardımcı olmaktadır. Kullanıcı kişiler, denetim izlerini otomatik hale de getirebilmektedir. Böylece ilgili bilgi akışı ve iş hareketliliği uyumluluk kurallarına uygun olabilmektedir.

·         Güvenlik

Bir DMS içerisinde kontrol özelliklerinin, erişim yetkilendirilmesinin, kimlik doğrulamanın ve çok daha fazlasının bulunduğu bilinmektedir. Kullanılmayan kurumsal dosyalar şifrelenebilmektedir. Ayrıca izinsiz şekilde yapılan girişler tespit edilebilirken olası veri kayıplarının da önüne geçilebilmektedir.

·         Ölçeklenebilirlik

Bir şirket içerisinde DYS seçilirken ölçeklendirme işlemleri göz önünde bulunmaktadır. Bu aşamada işin büyümesi, değişimin yönetilebilmesi adına, mevcut talepler de karşılanmaktadır. Tüm bunların sağlanabilmesi için de doküman yönetim sisteminin gelişmiş özelliklere sahip olması önem arz etmektedir.

·         Kullanılabilirlik

Bir DMS programı, işletmeniz için hayati bir öneme sahiptir. Başarılı bir teknoloji olmasının yanında kesinti olmaması, kolay erişim sağlanması gibi faydalarının olduğu bilinir. Kullanımının kolay olmasının yanında kullanıcı deneyimlerini de mükemmel hale getirmektedir. Böylece çalışanlar dosyalara kolayca erişebilmektedir. Hatta dosyaların yönetimi ve keşfedilmesi ile ilgili noktalarda da olası sorunların önüne geçilmektedir.

·         İşbirliği

Bir doküman yönetim sistemi içerisinde görev izleme, proje doküman yönetimi, belge paylaşımı gibi işbirliklerine izin verilir. Böylece şirket içerisindeki çalışmalar grup halinde veyahut farklı departmanlarda kesintisiz olarak devam eder. Sürecin daha başarılı ve kesintisiz olabilmesi açısından önemli bir avantaj konumunda görülmektedir.

·         İş Akışı

Bir şirket bünyesinde günlük olan aktiviteleri manuel olarak yönetmek zaman kaybına yol açmaktadır. İş akışı otomasyonlu bir DMS olarak görülmektedir. Bir sürecin her adımının takip edilmesini sağlamak da tutarlılığın artmasına destek olmaktadır. İş akışlarının otomatik hale gelmesi, işin tamamlanmasının gerekmesi halinde bir uyarı verilmektedir. Böylece sözleşme onayı, faturalandırma gibi iş prosedürleri otomatik olarak tamamlanmaktadır.

Doküman Yönetim Sisteminin Faydaları Nelerdir?

DYS, işlerin basit şekilde devam edebilmesi, üretkenliğin ve verimliliğin artması gibi noktalarda önemli bir rol oynamaktadır. Çalışanların yorucu olan iş akışında, belgelere daha kolay ve hızlı şekilde erişmelerine yardımcı olmaktadır. DYS avantajları konusunda var olan detaylardan da maddeler halinde bahsetmek mümkündür.

• Doküman yönetim sisteminin varlığında verimlilik artış göstermektedir. Çalışanların belgeleri araması manuel olarak uzun zaman alır. Ancak DYS ile bu süre oldukça kısadır. Geriye kalan vakti de daha değerli işlere ayırmak mümkün hale gelmektedir.
• Birçok belgenin uyumluluk standartları zordur. Doküman yönetim sistemi içerisinde var olan kritik belgeleri otomatik hale getirebilirsiniz. Böylece işletmeler içerisinde olan sıkıntılardan, suçlardan, cezalardan muaf hale gelirsiniz. Çalışmalarınız sırasında istenmeyen durumlarla karşılaşma zorunluluğunuz ortadan kalkar.
• Bilgilerin güvende tutulması ve bilgi güvenliği ile ilgili riskleri azaltma avantajına sahiptir. Belgeler bulut içerisinde tutulduğu zaman doğal afet, yangın gibi durumlarda da kurtarma işlemi daha kolay olmaktadır.
• Yapılan araştırmalara göre bir şirket içerisinde, çalışanlar aradıkları belgeyi ortalama on sekiz dakikada bulmaktadır. Ancak DYS ile arama yapıldığı zaman doğru belgeyi bulmak oldukça kısa sürmektedir.
• DYS sayesinde yasal olan belgeleri güvenli şekilde saklayabilirsiniz. Uzun yıllar boyunca bu belgelere erişebilme şansınız bulunmaktadır.
• BYS içerisinde birçok kaynak bulunur. Bu kaynaklara birden fazla nokta üzerinden erişim izni verilmektedir. Böylece bilgilerin paylaşılması ve işbirliği daha kolay hale gelmektedir. Kullanıcıların belge alışverişinde bulunması mümkündür. İş akışının izlenmesi, belgelerin beraber yazılması gibi önemli faydalar yer almaktadır.